El futuro es colaborativo I: Ofimática on-line.

Los tiempos están cambiando. En realidad, hace años que están cambiando...

El trabajo colaborativo es cada vez una realidad y una necesidad más constante en las empresas, sean estas grandes o pequeñas, con o sin ánimo de lucro. La colaboración en red entre diferentes trabajadores de un mismo departamento, y entre diferentes departamentos, para gestionar y hacer aportes en un proyecto se está convirtiendo en una necesidad habitual. Sin embargo, los recursos para poner en marcha la colaboración todavía no están implantados en la cultura organizacional, normalmente.

A la hora de gestionar un proyecto social, por ejemplo, es frecuente que exista una persona encargada, que atesore los documentos necesarios en su ordenador. Accesos a ellos a través de la red local o envíos de ida y vuelta a través del correo electrónico, son soluciones habituales, complementadas con frecuentes reuniones que, si bien pueden ser efectivas, resultan poco eficientes para un trabajo ágil, preciso y que realmente aproveche el potencial creativo, de conocimiento y experiencial de todos los participantes en un proyecto.

Pero... ¿Existe una forma más ágil, precisa, participativa y coordinada de trabajar?

El uso de las herramientas ofimáticas clásicas, como OpenOffice o Microsoft Office, son una alternativa clásica para la elaboración y consulta de la documentación en el día a día laboral, y un software imprescindible, en todo caso, para la elaboración y edición local de documentos. Sin embargo, hoy en día existen herramientas gratuitas que permiten  combinar la precisión de estas herramientas con la flexibilidad y operatividad colaborativa que aporta trabajar "en la nube", o lo que es lo mismo, on-line.

Si tenemos un proyecto, por ejemplo, que consiste en la elaboración de un programa que consta de diferentes partes (una técnica-creativa y otra burocrática, pero ambas interdependientes en determinados datos concretos a conocer por todos los implicados), podemos repartir el trabajo entre diferentes miembros de un equipo. Hasta ahí, como siempre. Pero si los documentos se elaboran de manera colaborativa en red, empleando herramientas ofimáticas on-line, disfrutaremos de las siguientes ventajas:

a) Flexibilización total de espacios y horarios. Favorece la creatividad, la información correcta de todos los implicados, una mejor gestión del tiempo y un reparto de tareas visible, claro y eficiente. Además, permite la flexibilización laboral e incorporación de opciones de teletrabajo.

b) Seguimiento en tiempo real sobre el avance en cada documento, para estar al tanto del progreso del proyecto, a través de alertas configurables.

c) Posibilidad de chat en el momento en que varios usuarios se encuentran editando un mismo documento, o navegando por la misma carpeta.

d) Gestión totalmente personalizable de permisos de archivos (visualización, edición, compartir con otros, etc), con lo que unos pueden tener permiso solamente para visualizar documentos que necesitan consultar pero no editar, y para editar los que sí resulten conveniente, por ejemplo.

e) Centralización de datos (lo que facilita y simplifica los respaldos y actualizaciones de la información)

f) Acceso simplificado a todos los documentos.

g) Garantía de mayor orden informático (Los documentos nunca estarán desparramados entre cientos de carpetas entre varios ordenadores)

h) Control de acceso: Todas las modificaciones quedan asociadas a la persona que las realiza.

Por otra parte, tiene las siguientes ventajas al respecto del mantenimiento informático:

a) Sólo requiere que el ordenador disponga de conexión a internet y navegador, pudiendo incluso tener instalado cualquier sistema operativo. No es necesario instalar ningún programa ofimático en cada ordenador, ni tampoco preocuparse de las actualizaciones en cada uno de ellos.

b) Los ordenadores pueden alargar su vida útil, ya que, cuantas más herramientas utilicen on-line, menos programas necesitarán instalar localmente.

c) Aumento de la compatibilidad con cualquier terminal, lo que permite dar el salto con facilidad hacia el software libre, e instalar una distribución linux (como Ubuntu) en los terminales, lo que no sólo ahorrará el coste de las licencias sino que asegurará unas condiciones de seguridad y rendimiento del equipo en nada comparables al uso del mismo con cualquier versión de Windows.

d) Permite integrar con facilidad el uso de dispositivos móviles de todo tipo en el trabajo, ya que no es precisa la instalación de software específico en estos.

Esto, además, supone una ventaja añadida para el trabajo en red entre compañías e instituciones diferentes, ya que:

a) Permite que el trabajo en red inter-empresarial sea una realidad equiparable al trabajo en red intra-empresarial.

b) No importa la distancia entre las instituciones, se puede colaborar en proyectos aunque las entidades estén separadas por océanos.

¿Y qué herramientas ofimáticas on-line son estas?

La más conocida -y la primera en aparecer- es google docs, aunque existen otras, que conviene conocer.

Particularmente recomiendo ubicar siempre en servidores propios toda la documentación, por lo que es imperativo la instalación de un software en los servidores propios de la entidad que permitan disfrutar, a través de Internet, de acceso y edición on-line a la documentación.

También se pueden utilizar herramientas alojadas en servidores ajenos, gratuitas o de pago, pero no me parece recomendable ni profesional "confiar" tus más preciados tesoros (tu trabajo, tu esfuerzo) a servidores que no son propios, que no sabes dónde están y que no puedes controlar.

¿Recomiendas alguna aplicación en concreto?

Sí. Recomiendo OpenGoo (ahora unificado a su versión comercial, y se llama Feng Office, ), que es una completa suite ofimática on-line, para instalar en el servidor, que es muy similar en aspecto y prestaciones a Google Docs, pero con la ventaja de que, al ir instalada en tu propio alojamiento, tú controlas toda la información y no lo hace un tercero.

Dispone de tres versiones: Una de prueba (Feng Sky), alojada en los servidores de Feng Office, ideal para probar el sistema; Otra comercial (Feng On Site), que incluye soporte para la empresa, y una tercera versión libre y gratuita, apoyada en la comunidad, llamada Feng Office Collaboration Plattform, que es el antiguo OpenGoo propiamente dicho.

Esta aplicación es software libre, en permanente desarrollo abierto, con lo que tienes la garantía 100% de que no existe ni una sola línea de código malware o espía, cosa que nunca se puede asegurar de un sofware propietario (como es el propio Windows o cualquiera de sus aplicaciones).

¿Y algo más sencillo, así para empezar a hacer pruebas?

Pues Google Docs es una buena herramienta para probar, a título personal, la funcionalidad y potencialidad de las herramientas ofimáticas on-line. 

Veamos ahora un par de ejemplos rápidos "de mi terreno" laboral:

a) Derivaciones de usuario desde otras entidades: Imaginemos una ONG a la que le derivan constantemente usuarios desde otras entidades. Los avisos se suelen hacer por teléfono, o son los propios usuarios los que acuden con una carta de citación. Si creamos una simple hoja de cálculo compartida en Google Docs entre la ONG y las entidades que derivan a los usuarios, podríamos establecer una lista a tiempo real con los datos de los mismos y una breve descripción del motivo de la derivación. Ello agilizaría las gestiones, los calendarios de la ONG y ahorraría tiempo y costes al utilizar sólo el teléfono en los casos puntuales en que fuera necesario.

b) Imaginemos que queremos realizar un proyecto en colaboración con otras tres entidades, con las que debemos coordinar la redacción de todos los documentos. Tras las reuniones previas, estableciendo los documentos -con los permisos configurados como convenga en cada caso- para su edición y consulta a tiempo real entre las diferentes entidades implicadas, todos los participantes, desde sus puestos de trabajo, podrán dedicarse al proyecto común, construyendo una complementariedad permanente de contenidos y estructura, y facilitando la creatividad y aportación de ideas nuevas en el mismo momento en que surgen.

Personalmente, llevo algunos años utilizando Google Docs (a pesar de que mi "amor" por Google hace tiempo que se convirtió en prudencia) y estoy muy satisfecho de su gran utilidad.

Donde tradicionalmente todo son problemas (tienes que cambiarte de ordenador y no tienes acceso a tu información, sales del departamento y no tienes acceso a la red local de tu departamento, editas un documento y no puedes hacerlo porque está siendo editado por otra persona, etc) ahora se convierte en ventajas que fluyen con naturalidad.... Eso sí, siento ser insistente, pero para un uso totalmente profesional de este tipo de herramientas on-line, es imprescindible que estén alojadas en nuestro propio servidor (como el resto de los servicios: Correo electrónico corporativo...)

¿Qué otras herramientas para trabajo colaborativo me pueden interesar?

Próximamente, hablaremos de otras herramientas y de su utilidad para el trabajo en equipo en y entre entornos laborales, como la wiki (entorno para la elaboración de contenidos colaborativos) o el uso del sistema de tiquets (ampliamente utilizado en proyectos informáticos de software libre, pero exportable a cualquier clase de trabajo colaborativo), por poner un par de ejemplos interesantes...